Den här vägledningen syftar till att vara ett stöd vid genomförande av kollektivtrafiksupphandlingar med buss men kan såklart även användas som stöd vid upphandling av tågtrafik och andra transportslag. Eftersom den är gemensamt framtagen av båda RKM och trafikföretag speglar den förutsättningar och behov hos båda parter.
För att lyckas med upphandlingen och nå uppsatta mål behöver upphandling användas strategiskt och man behöver bygga in en röd tråd i upphandlingsprocessen som konsekvent upprätthålls. Därför bygger vägledningen på hur denna tråd kan byggas in i upphandlingsprocessen och vad som behöver beaktas – både innan, under och efter – för att skapa goda förutsättningar för en lyckad gemensam affär.
Vägledningen är uppdelad i nedanstående huvudområden:
En gemensam upphandlingsprocess
Ger en övergripande förklaring om varför kollektrafiken är en central faktor i byggandet av ett hållbart samhälle och varför upphandlingar, som är en del av framgångsfaktorn, därför behöver användas strategiskt och smart.
Upphandlingsregelverket
Förklarar syftet med upphandlingsregelverket kopplat till kollektivtrafik och varför upphandling ska användas strategiskt.
Den goda gemensamma affären
Beskriver vad goda affärer inom kollektrafik egentligen betyder och vad affären därför behöver leda till.
Den viktiga röda tråden
Beskriver vikten av en konsekvent upphandlingsprocess och anger övergripande vilka förutsättningar som behöver beaktas vid upphandling, t.ex. hur en partner upphandlas, hur kontraktsdynamik och ersättningsmodeller påverkar och behovet av samverkan.
Upphandla ett partnerskap & Risker och kontraktsbalanser
För att lyckas landa en god gemensam affär, som också är hållbar över tid, behöver båda parter vara nöjda, känna förtroende för varandra och samarbetet framåt. Avsnitten förklarar därför innebörden av detta och vilka förutsättningar som krävs. Ett särskilt viktigt område, som påverkar den gemensamma affären är just risker och kontraktsbalanser. Därför beskrivs vilka dessa parametrar är och vad man behöver beakta i upphandlingsprocessen för att balansera sådana och andra kostnadsdrivande faktorer.
Att utforma upphandlingsdokument och olika kravställningar
Beskriver vikten av hur upphandlingsdokumentationen utformas och hur upphandlingen bör paketeras. Avsnitten lyfter fram viktiga delar inom exempelvis kravställning på trafikföretag och trafikuppdraget, vikten av att särskilja krav och mervärden samt behovet av att använda funktionskrav. Till avsnitten finns även konkreta exempel på kravställningar inklusive bevisformuleringar som kan användas som vägledning.
Utvärdering – att tänka på
Beskriver möjligheterna vid val av utvärderingsmodell och viktiga parametrar vid utformningen av både pris- och kvalitetsutvärderingsmodeller.
Kontraktets innehåll och hur det bör utformas
Beskriver behovet av att kontrakt utformas flexibelt med kontraktsvillkor som möjliggör för utveckling och som samtidigt inkluderar ändringsreglerna för hur kontrakt får ändras. Avsnitten beskriver även det positiva i särskilda kontraktsvillkor och hur dessa kan utformas samt varför aspekter inom GDPR och informationssäkerhet är viktiga att tänka på vid utformningen av kontrakt.
Annonsering av upphandlingen & Tilldelning
Beskriver viktiga moment inför annonsering, under pågående upphandling och vid prövning och utvärdering och anbud. Avsnitten tar bl.a. upp vikten av att använda frågor & svar smart, hur rättelser och kompletteringar av anbud bör hanteras och vad man bör tänka på vid onormalt låga anbudspriser.
Kontraktet – starta, tillämpa & följa upp
Beskriver särskilt viktiga moment att säkra inför att kontrakt ska börja tillämpas, hur nödvändiga drivningsstrukturer bör sättas upp mellan parterna i förhållande till kontraktet samt övergripande vikten av uppföljning.
