För att kunna sätta rätt mål och strategi behöver RKM förstå vad marknaden kan erbjuda, särskilt för att t.ex. utvecklingen inom miljöteknik kopplad till kollektivtrafik sker mycket snabbt samt samhällsutvecklingen överlag. För att enklare och på ett effektivt sätt kunna bilda sig en uppfattning om vad marknaden kan erbjuda, t.ex. i form av innovation, funktion och teknik och utifrån det identifiera behov och sätta rätt och ändamålsenliga mål, bör RKM och trafikföretag löpande träffas under förutsättningslösa former.
Processen bör vara en naturlig och löpande del för samtliga RKM och behöver inte vara knuten till någon unik upphandling. Genom att utbyta kunskap, öka förståelsen för vilka utmaningar men även behov och förutsättningar som både RKM och trafikföretagen har, bidrar det till en bättre upphandlingsprocess och mer konkurrenskraftiga anbud – huvudsakligen för att det finns en grundförståelse för varandras utmaningar och behov men även ett säkerställande av att mål och krav alltid speglar det senaste kring vad marknaden kan erbjuda. RKM kan även träffa andra externa parter, t.ex. fordonstillverkare eller forskningsinstitut, som har olika relevanta sakkunskaper och kan bidra till kunskap och insikt.
I samband med detta är det viktigt att säkra att t.ex. förslag på lösningar är kostnadseffektiva och fungerar i praktiken. Det kan finnas situationer då trafikföretag sannolikt kan ha mer praktisk adekvat kunskap och förslag eftersom de mer konkret och dagligen arbetar med olika moment och lösningar.
Att på ett effektivt sätt omhänderta erhållen information och kunskap är såklart essentiell, risken är annars att krav- och målbild utformas utefter något som inte korrelerar med marknaden – vilket kan leda till flera konsekvenser.
Det finns tyvärr uppfattningar om att marknadsdialoger inte får genomföras i samband med upphandlingar. Dessa är felaktiga och det finns behov utav att nyansera dessa. Det finns inget som hindrar RKM att löpande ha generella marknadsdialoger eller enskilda möten inför en upphandling för den delen – så länge de upphandlingsrättsliga principerna efterlevs. Många gånger kan dialogen tom. vara nödvändig för att kunna utforma ändamålsenliga mål och krav samt för att skapa en sund och god konkurrens.
För mer information, läs mera under Vikten av dialog samt Upphandlingsmyndighetens hemsida.