Att utforma upphandlingsdokumentationen, som alltid är precis och tydlig utan några oklarheter, är svårt. Av naturliga skäl kommer det därför sannolikt finnas frågor om hur t.ex. vissa delar eller krav ska tolkas eller om krav kan justeras, t.ex. för att kravuppfyllnaden är svår eller onödigt kostnadsdrivande. Följaktligen är trafikföretagens möjlighet att ställa frågor likväl som RKM:s möjlighet att förtydliga, och inom givna ramar även ändra vissa delar i upphandlingsdokumentationen, ett mycket effektivt verktyg under pågående upphandlingar.
Det finns flera positiva effekter med en effektiv och ömsesidig frågor- och svarsperiod. Samtidigt är det viktigt att man verkligen tar tillvara på möjligheten – såväl trafikföretag som RKM. Genom att båda parter tar ansvar, t.ex. genom att trafikföretag lyfter eventuella oklarheter eller kostnadsdrivande meddetsamma och att RKM – i sin tur – klargör eventuella otydligheter eller överväganden om kravjusteringar, kan onödiga konsekvenser motverkas. En otydlig upphandlingsdokumentation kan t.ex. leda till dyrare anbud, anbud som inte motsvarar förväntningarna eller överprövningar. Alla parter vinner således på att klargöra oklarheter under pågående upphandling – jämfört med efter meddelat tilldelningsbeslut eftersom det då är försent.
Bestämmelsen om hur frågor och svar ska hanteras under pågående upphandling framgår av 12 kap. 11 § LUF. Svar på frågor får senast besvaras sex dagar innan sista anbudsdag. Trafikföretag ska också ställa eventuella frågor eller begära kompletteringar i god tid för att det ska finnas en skyldighet för RKM att efterkomma en förfrågan. Vad som avses med att ställa frågor i god tid innan framgår inte i någon del av upphandlingsregelverket, därför är det lämpligt om RKM i upphandlingsdokumentation anger när sista dag för att ställa frågor är.
Av likabehandlingsprincipen följer att alla trafikföretag som deltar i upphandlingsförfarandet ska få den kompletterande informationen samtidigt och i samma form. Därför bör enskild kommunikation mellan en RKM och ett trafikföretag undvikas.
I de fall RKM genom ett svar eller förtydligande väsentligen ändrar krav eller villkor som angivits i den ursprungliga annonsen – som kan påverka trafikföretags intresse att delta i upphandlingen – ska RKM förlänga anbudsfristen (11 kap. 8 § LUF). Om svar eller förtydligande leder till en alltför väsentlig ändring av upphandlingsdokumenten kan det dock innebära att upphandlingen måste göras om. Hur detta ska bedömas är något som RKM måste avgöra i varje enskilt fall.