Upphandlingens röda tråd börjar formas här, även om flera delar sannolikt redan påbörjats även innan denna fas. Eftersom trafikupphandlingar planeras och genomförs utifrån kontraktstider för respektive trafikkontrakt är kommande upphandlingar således väl kända i RKM:s organisation. Inför dessa bör varje RKM säkra rätt deltagare inför varje upphandling. För att lyckas och bana väg för en god affär krävs tid, kompetens och engagemang, inte bara från ansvarig upphandlare utan även flera andra resurser från hela RKM – det är en förutsättning.
Upphandlingen bör drivas som ett projekt och RKM bör inte underskatta vinsterna med rätt projektteam. Ett team som ska sätta en god strategi och målbild för att sedan skapa rätt förutsättningar och drivkraften samt skapa en bra upphandlingsdokumentation. Teamet behöver även utarbeta krav, kvalitetskriterier och kontraktsvillkor och bör vara med hela processen – alltifrån utarbetande av upphandlingsdokumentationen, prövning och utvärdering av anbud, till kontraktstilldelning och återkoppling till samtliga anbudsgivare efter avslutad upphandling.