Nedanstående parametrar är sådana områden som typiskt sett påverkar den gemensamma affären och kan få en klar påverkan på slutliga anbudspriser genom risker och kostnadsdrivande aspekter samt vissa centrala moment i upphandlingsdokumentationen om de upplevs otydliga.
Allmänt kring upphandlingsdokumentation och trafikproduktion
En upphandlingsdokumentation som är väl genomarbetad, tydlig och förutsebar – både vad gäller krav, förväntad målbild och önskat läge – minskar risker för feluppfattningar och onödiga riskpåslag på anbudspriser. I de trafikuppdrag där det behöver ske trafikutveckling och där incitamentsersättning kanske också är aktuellt, behöver ramverket och styrningen för hur trafikutveckling ska ske tydligt byggas in i upphandlingen. Om detta är otydligt finns risk att parterna får olika drivkrafter och den ekonomiska effektiviteten i kollektivtrafiken minskas.
Även definierad grundtrafik behöver vara tydlig och motverka utrymmen för tolkningar eftersom även det kan påverka trafikföretags riskbedömningar och därmed anbudspriser.
Ersättningsmodeller och prissättning
Val av ersättningsmodell bör tydligt reglera fördelningen mellan fasta och rörliga ersättningar, bl.a. för att minska otydligheter som påverkar trafikföretags prissättning. Även vald utvärderingsmodell behöver motverka osund taktisk prissättning. Den behöver säkra att offererade priser (inkluderat förändringspriser) tar höjd för investeringskostnader som kommer krävas i förhållande till målbild i de uppdrag där stor utveckling önskas ske, läs mer under Prisutvärdering.
Syftet är att säkra att anbud som tilldelas totalt sett har det bästa priset över tid, jämfört med anbudspriser som kanske inte inkluderar nödvändiga investeringar som krävs i förhållande till uppdragets målbild och utvecklingsbehov.
Incitament och bonus
I trafikuppdrag där målsättningen är att öka resandet eller nå högre punktlighet, är ekonomiska incitament aspekter som skapar drivkrafter. Det är samtidigt viktigt att säkra att incitament/bonus får det genomslag som önskas, varför de behöver stå i tillräcklig proportion till exempelvis omsättningen på kontraktet.
Man bör också analysera och säkra att incitament/bonus avser påverkbara faktorer, sådant som parterna kan arbeta med att utveckla och förbättra. Incitament/bonus som är beroende av subjektiva faktorer, t.ex. helt andra saker än den faktiska resan som utförts (såsom en angränsande tågresa som gjort att resenären blivit försenad), kan vara mindre lämpliga eftersom icke påverkningsbara faktorer blir avgörande för eventuellt bonusutfall.
I de fall olika mätmetoder används bör man också analysera om dessa är förutsebara och avspeglar en realistisk och tillräckligt stor del av mätunderlaget, bl.a. för att säkra en rättvisande bild. Otydligheter beträffande ovan kan medföra risker för trafikföretagen och därmed påverka prissättningen eller innebära att konkurrensutsättningen försvagas p.ga. att höga risker i kontrakten kan leda till färre anbud. Det kan även påverka partnerskapet under kontraktstiden, t.ex. om målsättningar går isär pga. otydligheter.
Viten och avdrag
Viten och avdrag skapar också drivkrafter. Samtidigt är det viktigt att förstå hur sådana påverkar kontraktsdynamiken, hur de påverkar anbudspriser samt hur de mest effektivt används. Hur dessa framställs i upphandlingsdokumentationen och hur de kommer att tillämpas är aspekter som kan påverka prissättningen. Om det t.ex. är otydligt hur och när viten kan utdömas, eller om viten kan drabba trafikföretaget – trots att det ligger utom dess kontroll, kan det påverka prissättningen och kommande kontraktsdynamik.
Det kan finnas fördelar med färre antal viten som tydligt korrelerar mot uppdragets mål, däremot bör sådana istället ges en tillräckligt kännbar effekt.
Kontraktsvillkor - hantering av ändringar och oförutsedda händelser
Medan upphandlingar pågar under en begränsad tid löper istället kontrakten många gånger upp till 10–12 år. I upphandlingsskedet är det därför i all väsentlighet centralt att hantera och reglera såväl kända som oförutsedda händelser – huvudsakligen för att balansera risker mellan parterna och för att utforma flexibla kontraktsvillkor som kan utvecklas och anpassas efter nya behov och förutsättningar. Samtidigt behöver villkor också vara förenliga med ändringsbestämmelserna i LUF, genom att i större utsträckning tydligt reglera hur t.ex. ny teknik ska hanteras under kontraktsperioden.
Om detta inte hanteras i upphandlingen tvingas istället trafikföretag redan i anbudsskedet att prissätta oförsedda händelser eller större kända infrastrukturprojekt, där det finns klar risk för irrationell prissättning eftersom prissättningen sker utifrån antaganden. Det kan leda till högre kostnader för kollektivtrafiken, jämfört med om händelserna istället hanteras om och när de uppstår, t.ex. genom fördefinierade ändringsregleringar och förhandlingsutrymmen.
Oavsett vilka val som görs är det viktigt att förstå hur dessa påverkar trafikföretagens riskbild och prissättning.