Hur underlättas mindre trafikföretags deltagande?

Självklart finns det situationer där ett trafikområde kan delas upp i mindre kontrakt för att möjliggöra och underlätta för mindre trafikföretags deltagande. Hur kontrakt kan och om det lämpar sig att delas upp eller inte är alltid upp till RKM att bedöma. Om RKM funnit att kontraktet inte bör delas upp i flera mindre finns ändå olika sätt att underlätta för mindre trafikföretags deltagande att få utföra mindre delar av ett större kontrakt.

RKM kan via upphandlingar uppmuntra eller – inom givna ramar och förutsatt att de grundläggande principerna följs –kräva att ett tilldelat trafikföretag inom ramen för uppdraget ser till att mindre leverantörer inom vissa ramar ges möjlighet att utföra mindre uppdrag som underleverantörer till det tilldelade trafikföretaget. Att i offentlig upphandling underlätta för små och medelstora anbudsgivare är ett av huvudmålen med upphandlingsregelverket, varför RKM:s uppmuntran eller krav som dessa ligger i linje med regelverkets syfte.

Att uppmuntra eller kräva att mindre trafikföretag ska utföra vissa mindre uppdrag lämpar sig bäst i trafikområden i region- och glesbygdstrafik, och kan vara ett effektivare och lämpligare medel än uppdelning av kontrakt för att underlätta för mindre leverantörer.

I de fall RKM vill kräva av trafikföretag att vissa mindre uppdrag ska utföras av mindre trafikföretag bör dessa inkluderas som särskilda kontraktsvillkor. RKM måste alltid göra en bedömning i det enskilda fallet och beakta proportionalitetsprincipen, t.ex. är den aktuella upphandlingen tillräckligt stor för att kräva sådant åtagande hos trafikföretaget eller är det mer lämpligt att uppmuntra trafikföretaget att i vissa situationer ge uppdrag åt små trafikföretag? Oavsett utformning av det särskilda kontraktsvillkoret bör RKM kräva att trafikföretaget inte får använda underleverantörer som det på något sätt kan kontrollera, t.ex. ett dotterbolag i en koncern, utan det bör avse ett utomstående och externt bolag.

Hur de kommersiella aspekterna mellan trafikföretaget och underleverantören ska regleras bör lämnas till trafikföretaget och underleverantören att själva reglera däremot kan RKM genom det särskilda kontraktsvillkoret ange vilka typer av uppdrag som ska utföras av underleverantörer. Av det särskilda kontraktsvillkoret bör det även framgå hur RKM kommer att följa upp det.

Oavsett om kontrakt delas upp eller inte är det centralt att RKM alltid ställer tillräckliga kvalificeringskrav på såväl framtida samarbetspartner som att den genom ska-krav säkrar en tillräckligt god lägsta nivå på trafikuppdraget. Det ska poängteras att ett underlättande för mindre trafikföretags deltagande inte innebär att RKM:s egna behov och mål ska åsidosättas, t.ex. genom att sänka nödvändiga kvalificeringskrav eller krav på uppdragets genomförande. Det riskerar att leda till att ett trafikföretag som inte har tillräckliga förmåga att utföra kontraktet tilldelas, vilket i längden kan få flera konsekvenser, t.ex. kostnaderna för trafiken ökar, kontraktet behöver hävas eller att målen inte nås. Istället handlar det om att möjliggöra för mindre trafikföretags deltagande, t.ex. omfattningen på trafikuppdraget och när krav behöver vara uppfyllda. 

För att möjliggöra för mindre trafikföretags deltagande, som många gånger är ovana anbudsgivare med få anbudsresurser, är det viktigt att RKM genom exempelvis förstudier, marknadsdialoger och framtagande av upphandlingsdokumentationen särskilt beaktar vissa aspekter. På så vis kan ett förutseende arbetssätt ställa RKM:s absoluta behov och mål i relation till vilka aspekter i upphandlingen som kan underlätta för mindre trafikföretags deltagande. En första central del i att underlätta för mindre trafikföretag är att genom marknadsdialoger förstå vilka krav som kan vara utestängande och vilka krav som driver kostnader för. Att förstå de mindre trafikföretagens konkurrenssituation är alltså viktigt. Att upphandlingsdokumentationen är överskådlig och enkel att förstå är också centralt, det betyder inte att den för den sakens skull behöver vara kort men den måste vara tillgänglig och enkel att följa för en ovan anbudsgivare, läs mer under Börja utforma upphandlingsdokumentation.

Vad gäller kvalificeringskravens utformning är det viktigt att RKM beaktar dess utformning och hur och i vilken utsträckning trafikföretag får åberopa andras kapacitet för att uppfylla ett visst krav. När det gäller krav på trafikuppdraget inklusive t.ex. fordonskrav bör RKM överväga om det finns vissa krav som kan utformas som särskilda kontraktsvillkor – som först i samband med kontraktsstart eller en tid efter behöver uppfyllas – för att på så vis kanske underlätta vissa investeringskostnader, se särskilda kontraktsvillkor.