Oavsett om tilldelningsgrunden ”pris” eller ”bästa förhållandet mellan pris och kvalitet” väljs kommer pris alltid att utvärderas. Att utvärdera priser inom upphandling av kollektivtrafik kan många gånger vara komplext och innefatta flera olika priskomponenter. Även trafikföretagens anbud är komplexa.
Det finns flera olika sätt att bygga upp en prisutvärderingsmodell på. Vanligast är prismodeller där (1) fast ersättning per år och förändringspriser utvärderas eller (2) en prismodell där olika ingående styckepriser bygger hela anbudspriset. Vilken som väljs bör anpassas till aktuella förutsättningar. En särskilt viktig del i prisutvärderingen är att säkra att det bästa anbudspriset som avses tilldelas är seriöst menat samt framförallt hållbart över tid och i förhållande till trafikuppdragets målsättningar.
Många upphandlingar är mycket komplexa, därmed även anbuden och dess ingående prisposter. Därför är det viktigt att säkra och motverka att en osund taktisk prissättning sker. Exempelvis, ett anbud som har det lägsta anbudspriset pga. låga förändringspriser, har kanske inte inkluderat den volymökning som trafikuppdragets målsättning i realiteten kräver. Risken som kan uppstå är då att anbudet som tilldelas förvisso har lägst pris, men över tid kommer trafikföretaget inte ha de drivkrafter/incitament, möjlighet att utveckla och investera på sådant sätt som krävs – det blir helt enkelt olönsamt för trafikföretaget och det är en uppenbar risk att parterna kommer att arbeta med motstridiga intressen under kontraktstiden.
För att exemplifiera vikten av att noggrant säkra vald prisutvärderingsmodell konkretiseras i det följande olika scenarion.
Prisutvärderingsmodellen, där fast ersättning per år och förändringspriser utvärderas – oftast genom fiktivt angivna volymer av RKM i upphandlingen – leder till ett totalpris (som är gällande om inga förändringar sker, kombinerat med ett förändringspris och en simulering som tillämpas på förändringspriset). Totalpriset riskerar dock att innehålla förändringspriser som inte speglar den verkliga kostnaden för förändringen. Exempelvis kan prisutvärderingsmodellen genom simuleringen som RKM gör i upphandlingen uppfattas som oväntat hög, vilket för att ge en positiv effekt för trafikföretagen i upphandlingen kan ge anledning att offerera låga förändringspriser.
En konsekvens som då kan uppstå är att trafikföretaget under kontraktstiden vill hålla tillbaka eventuella ökningar eller investeringar eftersom sådana blir olönsamma – trots att det går emot trafikuppdragets målsättning. Den andra situationen som kan uppstå är att prisutvärderingsmodellen genom simuleringen uppfattas som oväntat låg. Det ger då trafikföretaget incitament att lämna höga förändringspriser, vilket kan leda till att trafikföretaget får incitament till att få igenom trafikökningar – trots att nyttan med ökningen är mycket begränsad. Balansen är med andra ord viktig och framförallt att prissimuleringen så nära som möjligt speglar den förväntade utvecklingen.
Prisutvärderingsmodellen, där olika styckepriser bygger upp hela ersättningen genom t.ex. pris per timme, kilometer och fordon, ger trafikföretaget incitament att prissätta realistiska priser, eftersom det annars står en stor risk att inte erhålla den ersättning som krävs för trafiken. Denna prisutvärderingsmodell ger i praktiken mindre utrymme att manipulera anbudspriser. Samtidigt kan visst utrymme finnas för att offerera ”felaktiga” priser och under kontraktstiden t.ex. flytta kostnader mellan kilometer och fordon eftersom trafikföretag kan göra antaganden om hur olika utökningar påverkar de olika kostnadsmassorna. Detta är däremot en risk som alltid råder i och med osäkerheten att prissätta aspekter över en okänd framtid – i de flesta fall upp till en tioårsperiod.
Oavsett om RKM väljer ovanstående prisutvärderingsmodeller eller andra är det centralt att innan annonsering utvärdera och analysera hur den kommer fungera i praktiken och hur den knyts ihop med trafikuppdragets målsättning. Ett konkret sätt att försöka minimera prismanipulation och öka sin egen kunskap är att prissimulera innan med fiktiva anbud och priser för att på så sätt bygga in mekanismer som tvingar trafikföretag att prissätta så realistiska och hållbara priser som möjligt samt att inom ramen för eventuell förhandling diskutera priserna och utvecklingen med trafikföretagen. Självfallet ska det också finnas utrymme för trafikföretag att göra olika antaganden inom ramen för anbudsarbetet och offerera sitt mest konkurrenskraftiga anbud.