Kollektivtrafiken är en central beståndsdel i byggandet av ett hållbart samhälle. Samtidigt finns stora utmaningar inom kollektivtrafiken som måste omhändertas, t.ex. ökade krav och behov på det kollektiva resandet, framkomlighetsutmaningar, teknikskiften, en allmänt snabb samhällsutveckling och ökade miljökrav. Hur upphandlingar används strategiskt och genomförs är därför avgörande. Kommande upphandlingar behöver bana väg för framtiden och samtidigt omhänderta de utmaningar som finns kopplade till kollektivtrafiken.
Att se upphandling som ett strategiskt verktyg för den offentliga köparen, som genom offentliga inköp ska bidra till att bygga ett smart och hållbart samhälle, var även ett av huvudsyftena när de nya upphandlingsdirektiven antogs 2014. Mot bakgrund av det samt för att möta framtiden är det än viktigare att ytterligare använda de möjligheter som finns i upphandlingsregelverket, vilket vägledningen belyser genom exempelvis smarta funktionskrav och kvalitetsutvärderingskriterier, optimering av förhandlingssituationer, flexibla kontraktsvillkor eller användande av konkurrenspräglad dialog i större utsträckning. Genom att använda upphandling än mer strategiskt kan samhället få exempelvis den mest effektiva miljötekniken, innovation, nya lösningar på framkomlighetsproblem och effektiva trepartssamarbeten med aktörer som tillsammans kan skapa hållbara kollektivtrafiklösningar över tid.
Samtidigt är upphandling av busskollektivtrafik komplext – både behoven som ska tillgodoses och trafikföretagens anbud och erbjudna lösningar. Det krävs såväl god kännedom om kollektivtrafiken i stort och regionala utmaningar som kostnadsmedvetenhet och vilka risker trafikkontrakt kan medföra för de inblandade parterna.
För att optimera genomförandet av upphandlingar och öka sannolikheten att erhålla en kostnadseffektiv och hållbar kollektivtrafik, som också når regionala trafikmyndigheters (RKM) mål för aktuella trafikområden, behöver varje upphandlingsprocess beakta olika förutsättningar och inkludera nödvändiga parametrar. Tillvägagångssättet får anses vara en framgångsfaktor för en lyckad upphandling.
Även om inget trafikuppdrag är det andra exakt likt och varje upphandling har unika behov och förutsättningar, behöver den enskilda upphandlingsprocessen likväl metodiskt se till olika faktorer för att upphandlingen ska bli lyckad. Varje upphandlingsprocess behöver därför genomsyras av en röd tråd – en tråd som utgår utifrån behov och målbild som sedan stringent löper genom hela upphandlingsprocessen och kommande kontraktsuppföljning. Om tråden inte konsekvent återspeglas i hela upphandlingsprocessenen försvåras klart sannolikheten att få den kollektivtrafik som önskas och behövs. Risker som dessa kan exempelvis uppstå när en förväntad målbild på trafikuppdraget inte återspeglas i definierade krav, förutsättningar för nödvändig samverkan, vald ersättningsmodell eller inbyggda drivkraftsmekanismer för båda parter. Att i efterhand försöka läka svagheter och motsättningar i ett trafikkontrakt som hänför sig till en mindre väl genomförd upphandling är svårt. Istället behöver förutsättningarna finnas där redan från början i varje unik upphandling.
En annan viktig framgångsfaktor för att lyckas med upphandlingen och nå önskat resultat är att upphandlingsprocessen behöver resultera i en god gemensam affär. En affär som ingås med ambitionen om ett långsiktigt partnerskap – där båda parter blir nöjda med resultatet och känner förtroende för varandra och samarbetet framåt. Det i sig ökar sannolikheten till en positiv utveckling av kollektivtrafiken genom att målen nås i högre utsträckning. För att lyckas med det behöver affären innehålla tillräckliga och rätt drivkrafter för respektive part och att båda parter ingår kontraktet med samma målsättning.