Det står RKM fritt att välja bland upphandlingsförfarandena och det finns fördelar och nackdelar bland förfarandena. Nackdelar kan vara tidsaspekter eller begränsningar i förhandlingsmöjligheter. Möjligheter återfinns i förfaranden som i dagsläget inte används alls eller fullt ut men som däremot på ett mycket positivt sätt skulle kunna bidra till kollektivtrafikens utveckling. I detta avseende menas upphandlingsförfarandena förhandlat förfarande eller konkurrenspräglad dialog. Genom att nyttja dessa upphandlingsförfaranden kan RKM erhålla de mest effektiva och optimala lösningarna eller ny innovation som tas fram just för det aktuella trafikuppdraget. Särskilt genom konkurrenspräglad dialog skulle RKM genom succesiva dialoger och förhandlingar kunna erhålla lösningar och förslag på behov som inte kunnat förutses innan och som inte nås utan en sådan dialog med anbudsgivarna under upphandlingsprocessen.
Även vad gäller förhandlat förfarande kan flera goda effekter nås, förutsatt att RKM planerar och tar höjd för förhandlingen tidsmässigt och optimerar förhandlingsfaserna för bästa möjliga utfall. Eftersom ska-krav inte är förhandlingsbara bör RKM tidigt i upphandlingsskedet bestämma vilka behov som är så viktiga att de behöver utgöra ska-krav och vilka delar RKM vill förhandla om. Samtidigt är det viktigt att finna en god balans mellan tillräckliga ska-krav – som möter RKM:s behov – och tillräckligt många aspekter som är förhandlingsbara och som därigenom kan optimera anbuden och skapa optimala förutsättningar att nå målen för det aktuella trafikområdet. Om det är för många ska-krav blir risken att det i praktiken endast är priser som blir förhandlingsbara.
Ju fler funktionskrav som används i upphandlingen, ju större blir möjligheten för trafikföretag att i förhandlingen anpassa sina anbud till krav – som i längden också kan påverka det slutliga priset. Att på förhand också låta vissa villkor eller nivåer vara öppna, exempelvis kontraktsvillkor eller kvalitetsnivåer kopplade till en viss nivå, genom att på förhand ange olika utformningar på kontraktsvillkor som t.ex. balanserar risker på olika sätt eller olika kvalitetsnivåer kopplade till exempelvis punktlighet (som kan uppnås med olika lösningar och till olika kostnader), kan också skapa goda möjligheter för trafikföretag att optimera sina anbud ytterligare. Genom att RKM aktivt optimerar förhandlingen och de möjligheter som finns skapar det de bästa förutsättningar att utveckla kollektivtrafiken och nå såväl RKM:s som regionens mål med trafikuppdraget.
För båda nämnda upphandlingsförfaranden krävs att RKM säkrar en god tidplan som inkluderar utrymme att på ett effektivt sätt kunna föra en dialog med trafikföretagen samt ha konstruktiva förhandlingsmöten. Det är också centralt att båda parter kommer väl förberedda till förhandlingarna och att båda parter analyserar och förstår dels vad den egna verksamheten vill, dels vad motparten vill och prioriterar att få ut av förhandlingen samt att överväga olika alternativ och argument. RKM bör vara öppen med vad den vill uppnå så att trafikföretag verkligen förstår målbilden.
Otydliga och vaga frågor och uppmaningar under förhandlingen kan istället riskera att få motsatt effekt eftersom RKM:s målbild och syftet med vad man vill uppnå med förhandlingen inte tydligt framgår. Ytterst kan därför slutresultatet bli mindre optimalt än om RKM istället är tydlig och öppen från början beträffande vad man vill ha. En annan viktig aspekt är att båda parter måste säkra att rätt personer deltar i förhandlingen. De personer som deltar behöver ha behörighet att företräda sin uppdragsgivare, så att förhandlingarna inte behöver avbrytas varje gång viktiga beslut ska fattas. Därtill är det viktigt att förhandlingsprotokoll upprättas på ett adekvat och tillförlitligt sätt samt undertecknas av parterna – framförallt eftersom protokollet utgör grunden för vad parterna har kommit överens om.
Även upphandlingsförfarandena öppet förfarande och selektivt förfarande är lämpliga i vissa situationer. Ett öppet förfarande kan spara tid med hänsyn till annonseringstiden och det selektiva upphandlingsförfarandet möjliggöra för att kunna selektera trafikföretag (vilket även det öppna förfarandet ger möjlighet till[1]) genom att endast ta vidare de som uppfyller vissa selekteringskriterier i första steget. Genom selektering kan RKM säkerställa trafikföretagens tillräckliga förmåga och kapacitet i första steget, medan andra steget istället fokuserar på kvalitetshöjande och framåtblickande mervärden.
Det är vanligt att låta trafikföretag presentera sitt anbud, bl.a. för att säkra att anbudet har uppfattats på ett korrekt sätt. Anbudspresentation kan göras oavsett val av upphandlingsförfarande. Det är viktigt att inte blanda ihop anbudpresentation med eventuell förhandling, bl.a. eftersom det finns begränsade möjligheter att justera anbud vid en anbudspresentation. Den syftar endast till att klargöra anbudet.
[1] Se EU-domstolens avgörande i C-546/16 Montte SL, punkterna 26-39. Avgörandet klargör att det inte finns något hinder mot att RKM använder prekvalificeringskrav eller kvalificeringskrav som en form av selektering. Genom att använda sådana möjligheter kan exempelvis RKM säkra tillräcklig och rätt förmåga hos trafikföretaget och endast ta vidare trafikföretag som har förmågan att utföra kontraktet.