För att få mest nytta av kvalitetsutvärderingskriterier bör en utvärderingsmodell innehålla följande steg och parametrar – oavsett vad som kommer att utvärderas.
1. Beskrivning av hur utvärderingsmodellen funkar
En beskrivning av vilken metod och tillvägagångssätt som kommer att användas och varför. Det är en fördel att motivera valet av att utvärdera just angiva kvalitetskriterier – det ökar trafikföretagets förståelse för målbild och mervärden.
2. Beskrivning av det eller de kvalitetskriterier som kommer att utvärderas och hur de förhåller sig till varandra (om det är fler än ett kriterium).
Med detta avses att tydligt beskriva kvalitetskriteriet/erna och vad det/de betyder, samt beskriva viktning i förhållande till helheten (vilken viktning har pris respektive kvalitet) och eventuell inbördes viktning mellan kvalitetskriterier.
3. Valt eller valda kvalitetskriterier måste beskrivas så att det framgår vad det/de går ut på och närmare bestämt;
- Vad är målet med kriteriet/rna – vad ska nås och uppfyllas av trafikföretaget? Ju större omfattningen är kvalitetskriteriet (t.ex. om ett visst förslag ska beskrivas), desto mer behöver beskrivas.
- Vad kommer tillmätas betydelse, dvs. vilka är de poänggivande förhållandena? Det är viktigt att kunna definiera detta i ord, särskilt i förhållande till transparens och affärsmässighet.
- Vad ska ingå i en beskrivning, t.ex. vilka delar ska beskrivas (exempelvis föreslaget arbetssätt eller lösning). Ett kvalitetskriterium kan även utgöra förutbestämda mervärden, där RKM på förhand uppgett hur ett visst mervärde kan nås, exempelvis genom att offerera ett övervärde från ställt krav, t.ex. tillhandahålla snabbare störningsinformation än ställt krav (se dokument Kvalitetsutvärdering – en vägledning inom upphandling av kollektivtrafik för mer information och exempel).
- Hur ska trafikföretaget visa att kriteriet/erna uppfylls – här bör det framgå vilka delar eller parametrar som beskrivningen ska innehålla (exempel kan vara beskrivningar av angreppsätt, varför en viss lösning föreslås, vilka olika steg som ingår och vilka i så fall etc).
- Beskrivning av hur beskrivningarna kommer bedömas och mätas mot målet med kriteriet. I detta steg är det särskilt. Här är det viktigt att det framgår vilka bedömningsgrunder som finns och vad om ger ett högt respektive lågt mervärde (exempelvis påslag eller avdrag i SEK).
4. Koppla utlovade åtaganden till kontraktet
Oavsett vad som kommer att utvärderas och premieras bör det tydligt framgå att trafikföretagets utlovade åtaganden kommer utgöra en del av kontraktet samt beskriva att åtaganden kan komma att följas upp och även hur.
5. Tydlig återkoppling i utvärderingsprotokollet
Återkopplingen är en viktig del i en transparent utvärderingsmodell, som också ”knyter ihop säcken”. Av protokollet bör det framgå genom beskrivningar och motiveringar varför respektive anbud fått ett visst mervärde, såväl varför det är högt eller lågt. Ju mer subjektivitet ett kriterium innehåller desto viktigare är det att RKM tydligt kopplar ihop poängsättningen med uppgiften och trafikföretagets slutliga mervärde. Exempelvis kan ett lågt mervärde accepteras av trafikföretag om det förstår varför en lägre poäng erhölls, t.ex. genom att beskriva vad som saknades eller inte tillräckligt tydligt framgick i förhållande till vad som framgick av kvalitetskriteriet.