Det positiva i att utvärdera kvalitet och utmaningar

Vid upphandling av komplexa tjänster, däribland upphandling av kollektivtrafik – där såväl leverantörens kunskap och förmåga att leverera och utveckla uppdraget som det faktiska utförandet – har en oundgänglig påverkan på uppdragets utförande och kvalitet, är det oftast mycket lämpligt att använda sig av kvalitetsutvärdering. Genom att definiera mål och önskade lägen med varje trafikuppdrag, som sedan omvandlas till kvalitetskriterier där anbud utvärderas efter dessa, finns goda chanser att erhålla ett slutresultat som är mer kostnadseffektivt än när bara pris avgör val av trafikföretag. Det möjliggör även att premiera aspekter kopplade exempelvis till framtidsbehov, utvecklingsförmåga och innovation – där det finns klara fördelar med att tillvarata marknadens kunskap och förslag på lösningar. Genom att premiera andra aspekter än pris signaleras också att kvalitet är viktigt – både i samband med kontraktstilldelningen och under trafikuppdragets utförande.

Samtidigt finns svårigheter i den praktiska tillämpningen av kvalitetsutvärderingar. Detta beror huvudsakligen på svårigheten att hitta rätt balans mellan förutsebarhet och effektiva kriterier som öppnar för att tillvarata och fånga upp kreativa lösningar hos trafikföretagen. Denna vägledning syftar till att vara ett stöd och hjälpmedel i den praktiska utformningen av kvalitetskriterier.

Vägledningens syfte och uppbyggnad
Vägledningen syftar till att vara ett stöd och inspiration vid framtagande av upphandlingsdokument när tilldelningskriteriet bygger på ”Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet”.

Vägledningen är uppdelad i två delar, där den första delen ger en övergripande bild som förklarar de steg som behöver beaktas innan och under utformningen av kvalitetskriterier samt ett konkret exempel.

Andra delen ger en fördjupad bild, som mer detaljerat beskriver:

  • vad som är viktigt att tänka på och vilka legala utgångspunkter som styr utformningen av kvalitetskriterier,
  • överprövningar – vad går att utläsa av domstolspraxis, bl.a. överprövningen beträffande upphandlingen av Krösatågen,
  • vilka utvärderingsmodeller som finns inklusive fördelar och nackdelar,
  • vad som gäller vid viktning och vad man bör tänka på,
  • råd avseende tillvägagångssätt för hur bedömningsgrunder och poänggivande förhållanden kan identifieras samt olika exempel, och
  • hur kvalitetskriterier kan utformas för att bli affärsmässiga och transparenta och således bidra i högre utsträckning till måluppfyllelse.

Som komplement till denna vägledning finns också en länk till några inspirationsexempel på kvalitetsutvärderingsmodeller och olika kvalitetskriterier för att konkretisera utifrån vägledningen hur man kan utforma lämpliga kvalitetskriterier.